RAG + Google Drive : Créez un Chatbot sur vos Documents d'Entreprise

TL;DR

Connectez Google Drive à un chatbot RAG pour permettre à vos équipes d'interroger vos documents en langage naturel. Plus besoin de chercher dans des dossiers : posez une question, obtenez une réponse sourcée. Idéal pour les bases de connaissances internes, la documentation RH, et les procédures d'entreprise.

Pourquoi connecter Google Drive au RAG ?

Le problème de la documentation d'entreprise

Chaque entreprise accumule des documents :

• Procédures internes
• Politiques RH
• Documentation technique
• Comptes-rendus de réunion
• Guides et tutoriels

Le résultat ? L'information existe, mais personne ne la trouve.

La solution RAG

Un chatbot connecté à Google Drive permet de :

1. Poser des questions en français : "Quelle est la procédure de remboursement de frais ?"
2. Obtenir une réponse précise : Extraite directement de vos documents
3. Voir la source : Lien vers le document original
4. Gagner du temps : Plus de recherche manuelle dans les dossiers

Comment ça fonctionne

Architecture

┌─────────────────────────────────────────────┐
│              Google Drive                   │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  Docs  │  Sheets  │  PDFs  │  Slides       │
└────┬───┴────┬─────┴───┬────┴───────┬───────┘
     │        │         │            │
     ▼        ▼         ▼            ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│         Synchronisation Ailog               │
│     (Lecture seule, OAuth sécurisé)         │
└──────────────────────┬──────────────────────┘
                       │
                       ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│          Base de connaissances RAG          │
├─────────────────────────────────────────────┤
│  Extraction │ Chunking │ Embeddings         │
└──────────────────────┬──────────────────────┘
                       │
                       ▼
┌─────────────────────────────────────────────┐
│         Chatbot interne équipe              │
└─────────────────────────────────────────────┘

Formats supportés

Mise en place

Étape 1 : Préparer votre Drive

Organisez vos documents :

📁 Base de connaissances/
├── 📁 RH/
│   ├── Politique congés.docx
│   ├── Procédure notes de frais.pdf
│   └── Guide onboarding.docx
├── 📁 Technique/
│   ├── Architecture système.docx
│   └── Procédures déploiement.md
└── 📁 Commercial/
    ├── Argumentaire produit.docx
    └── FAQ clients.docx

Conseil : Créez un dossier dédié "Base RAG" pour ne synchroniser que les documents pertinents.

Étape 2 : Connecter à Ailog

1. Créez un workspace sur Ailog
2. Allez dans Sources > Ajouter Google Drive
3. Connectez-vous avec votre compte Google (OAuth sécurisé)
4. Sélectionnez le(s) dossier(s) à synchroniser
5. Lancez l'import initial

Étape 3 : Configurer les permissions

Important : Ailog demande uniquement un accès en lecture :

• ✅ Lire les fichiers sélectionnés
• ❌ Pas de modification
• ❌ Pas d'accès aux autres dossiers
• ❌ Pas d'accès à Gmail ou Calendar

Étape 4 : Personnaliser le chatbot

Adaptez le comportement à votre contexte :

Tu es l'assistant interne de [Entreprise].
Tu réponds aux questions des employés sur les procédures et politiques internes.

Règles :
- Cite toujours le document source
- Si l'information n'est pas dans les documents, dis-le clairement
- Pour les questions sensibles (salaires, licenciements), renvoie vers les RH
- Reste factuel, ne donne pas d'interprétation personnelle

Cas d'usage

1. Base de connaissances RH

Questions typiques :

• "Combien de jours de RTT ai-je droit ?"
• "Comment déclarer un arrêt maladie ?"
• "Quelle est la procédure pour le télétravail ?"
• "Où trouver le formulaire de demande de formation ?"

Exemple de réponse :

"Selon la Politique Congés (mise à jour mars 2025), vous avez droit à 12 jours de RTT par an, à prendre avant le 31 décembre. La demande se fait via l'outil RH avec 2 semaines de préavis minimum."

📄 Source : Politique congés.docx

2. Documentation technique

Questions typiques :

• "Comment déployer en production ?"
• "Quelle est l'architecture du système de paiement ?"
• "Où sont les logs du serveur ?"

3. Support commercial

Questions typiques :

• "Quels sont nos avantages vs le concurrent X ?"
• "Quel est le pricing du plan Enterprise ?"
• "Comment répondre à l'objection 'c'est trop cher' ?"

4. Onboarding nouveaux employés

Créez un assistant dédié aux nouveaux arrivants :

Tu es le buddy virtuel pour les nouveaux employés de [Entreprise].
Aide-les à se familiariser avec l'entreprise, les outils et les procédures.
Sois accueillant et encourage-les à poser toutes leurs questions.

Synchronisation et mise à jour

Sync automatique

• Fréquence : Toutes les 6 heures par défaut
• Incrémental : Seuls les fichiers modifiés sont re-traités
• Temps de traitement : ~1 min pour 100 pages

Sync manuelle

Déclenchez une synchronisation immédiate après une mise à jour importante :

1. Dashboard Ailog > Votre workspace
2. Sources > Google Drive
3. Bouton "Synchroniser maintenant"

Notifications de changement

Configurez des alertes quand un document clé est modifié pour maintenir la cohérence.

Bonnes pratiques

1. Structurez vos documents

Un document bien structuré = de meilleures réponses :

• Utilisez des titres et sous-titres
• Créez des sections claires
• Évitez les murs de texte
• Utilisez des listes à puces

2. Maintenez à jour

• Archivez les documents obsolètes (hors du dossier RAG)
• Datez les procédures
• Assignez des propriétaires de documents

3. Testez régulièrement

• Posez des questions de test après chaque mise à jour
• Vérifiez que les réponses citent les bons documents
• Identifiez les lacunes de documentation

4. Formez les utilisateurs

• Expliquez les capacités et limites
• Montrez comment reformuler une question
• Encouragez les retours sur les réponses incorrectes

Sécurité et confidentialité

Données protégées

• Chiffrement : TLS en transit, AES-256 au repos
• Isolation : Chaque workspace est isolé
• Pas de partage : Vos documents ne servent pas à entraîner des modèles

Contrôle d'accès

• OAuth Google : Connexion sécurisée sans partage de mot de passe
• Permissions granulaires : Choisissez exactement quels dossiers synchroniser
• Révocation : Déconnectez Google Drive à tout moment

Conformité RGPD

• Hébergement en France/UE disponible
• Suppression des données sur demande
• Pas de transfert hors UE

Résultats attendus

Métriques typiques

Témoignage

"Avant, les nouveaux passaient des heures à chercher les bonnes procédures. Maintenant ils posent la question au chatbot et ont la réponse en 10 secondes, avec le lien vers le document officiel."

— Responsable RH, PME de 150 personnes

Alternatives et compléments

Autres sources de données

Ailog peut aussi connecter :

• Notion : Pages et bases de données
• Confluence : Documentation technique
• SharePoint : Environnements Microsoft
• Upload direct : PDFs et documents individuels

Combinaison de sources

Créez une base de connaissances unifiée :

• Google Drive (procédures RH)
• Notion (documentation produit)
• Upload (documents confidentiels)

Conclusion

Connecter Google Drive à un chatbot RAG transforme votre documentation statique en assistant interactif. Vos équipes gagnent du temps, trouvent l'information facilement, et les documents existants sont enfin valorisés.

Prêt à essayer ? Connectez votre Google Drive en 5 minutes →

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Guides connexes

• RAG pour les RH et l'onboarding - Cas d'usage RH détaillé
• Introduction au RAG - Comprendre les fondamentaux
• RAG as a Service - Vue d'ensemble des plateformes

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