RAG pour les RH : Onboarding et Base de Connaissances Interne

TL;DR

Un chatbot RAG pour les RH répond instantanément aux questions des employés sur les congés, la mutuelle, les procédures internes... Libérez votre équipe RH des demandes répétitives et offrez une expérience employé moderne. Bonus : accélérez l'onboarding des nouveaux arrivants.

Le défi des RH modernes

Réalité quotidienne

Les équipes RH sont submergées par :

• Questions répétitives : "Combien de RTT me reste-t-il ?", "Comment déclarer un arrêt maladie ?"
• Documentation éparpillée : Intranet, emails, SharePoint, papier...
• Onboarding chronophage : Mêmes explications à chaque nouvel arrivant
• Connaissances perdues : Départ d'un RH = perte de savoir-faire

La solution RAG

Cas d'usage

1. FAQ RH automatisée

Questions les plus fréquentes :

• "Comment poser mes congés ?"
• "Quels sont les jours fériés cette année ?"
• "Comment fonctionne la mutuelle ?"
• "Où déclarer mes frais de déplacement ?"
• "C'est quoi les horaires du télétravail ?"

Exemple de conversation :

Employé : "Je peux prendre combien de jours de congé anticipé ?"

Chatbot : "Selon notre politique congés (mise à jour janvier 2025) :

• Vous pouvez prendre jusqu'à 5 jours de congés anticipés par an
• Ces jours sont déduits de votre solde de l'année suivante
• La demande doit être validée par votre manager + RH
• Formulaire : [Lien vers demande d'anticipation]

⚠️ Les congés anticipés ne sont pas un droit acquis et restent soumis à validation.

📄 Source : Politique_Congés_2025.pdf, page 4"

2. Onboarding des nouveaux

Créez un assistant dédié à l'intégration :

Nouveau : "C'est mon premier jour, par où je commence ?"

Chatbot : "Bienvenue chez [Entreprise] ! 🎉

Voici ton parcours d'intégration :

Jour 1 - Aujourd'hui :

1. ✅ Récupérer ton badge à l'accueil (RDC)
2. ⏳ Configurer ton PC (voir le guide IT joint)
3. ⏳ Activer ta session RH sur [outil]
4. ⏳ Lire le livret d'accueil (30 min)

Semaine 1 :

• Rencontre avec ton manager
• Formation outils métier
• Déjeuner d'équipe (jeudi)

Besoin d'aide ? Je suis là pour toutes tes questions ! Tu peux me demander où trouver les salles de réunion, comment réserver un bureau, etc."

3. Support managers

Aide aux managers sur les sujets RH :

Manager : "Comment gérer une demande de rupture conventionnelle ?"

Chatbot : "Voici la procédure de rupture conventionnelle :

Étape 1 : Entretien préalable avec le salarié

• Écouter les motivations
• Ne pas s'engager immédiatement

Étape 2 : Informer les RH

• Contact : [email RH]
• Délai : Sous 48h après l'entretien

Étape 3 : Négociation

• Le RH prend le relais pour les aspects juridiques
• Calcul de l'indemnité selon ancienneté

📄 Source : Guide_Manager_RH.pdf, section 7

⚠️ Important : Ne jamais signer de document sans validation RH préalable."

4. Conformité et politiques

Accès rapide aux politiques d'entreprise :

Employé : "Est-ce que je peux avoir un deuxième écran en télétravail ?"

Chatbot : "Selon notre politique Équipement Télétravail :

Équipement fourni par l'entreprise :

• Laptop (obligatoire)
• Écran 24" (sur demande)
• Clavier et souris (sur demande)

Procédure pour écran supplémentaire :

1. Faire une demande via [outil IT]
2. Validation manager requise
3. Livraison sous 5 jours ouvrés

📄 Source : Charte_Télétravail.pdf, annexe B"

Mise en place

Sources de données

Identifiez vos documents clés :

📁 Base de connaissances RH/
├── 📄 Règlement intérieur.pdf
├── 📄 Convention collective (extraits).pdf
├── 📁 Politiques/
│   ├── Politique congés.pdf
│   ├── Politique télétravail.pdf
│   ├── Politique frais.pdf
│   └── Politique formation.pdf
├── 📁 Procédures/
│   ├── Déclaration arrêt maladie.pdf
│   ├── Demande de formation.pdf
│   └── Note de frais.pdf
├── 📁 Onboarding/
│   ├── Livret d'accueil.pdf
│   ├── Guide IT nouvel arrivant.pdf
│   └── Organigramme.pdf
└── 📁 FAQ/
    └── FAQ_RH_Complète.pdf

Configuration du chatbot

Prompt pour assistant RH général :

Tu es l'assistant RH virtuel de [Entreprise].
Tu réponds aux questions des employés sur les politiques,
procédures et avantages de l'entreprise.

Règles :
- Cite toujours le document source
- Sois précis sur les délais et conditions
- Pour les questions sensibles (licenciement, harcèlement),
  oriente vers les RH directement : [contact]
- Ne donne pas de conseil juridique personnel
- Si tu n'as pas l'information, dis-le clairement

Prompt pour assistant onboarding :

Tu es le buddy virtuel pour les nouveaux employés de [Entreprise].
Aide-les à s'intégrer dans leur première semaine.

Style :
- Chaleureux et encourageant
- Utilise le tutoiement
- Emojis ok avec parcimonie

Priorités :
- Guide-les vers les ressources essentielles
- Rassure-les sur les questions "bêtes"
- Propose proactivement des infos utiles

Si une question dépasse ton périmètre, renvoie vers :
- Questions IT : [email IT]
- Questions manager : leur manager direct
- Questions RH : [email RH]

Intégration dans l'environnement

Option 1 : Intranet

DEVELOPERhtml
<script src="https://app.ailog.fr/widget/[ID].js"></script>

Option 2 : Teams/Slack

• Intégration via bot
• Canal dédié #ask-hr

Option 3 : Portail RH dédié

• Page interne avec chatbot intégré
• Accessible depuis l'espace employé

Résultats attendus

Métriques types

ROI calculé

Pour une entreprise de 500 employés :

• Temps RH économisé : 15h/semaine × 50€/h = 750€/semaine
• Onboarding accéléré : 10 nouveaux/an × 5j gagnés × 300€/j = 15 000€/an
• Coût Ailog : ~200€/mois
• ROI annuel : ~20x

Bonnes pratiques

1. Maintenez la doc à jour

• Revoyez les documents chaque trimestre
• Mettez à jour après chaque changement de politique
• Datez clairement les versions

2. Préparez les questions sensibles

Certains sujets ne doivent pas être traités par l'IA :

• Demandes individuelles (augmentation, mutation)
• Situations conflictuelles
• Problèmes de santé personnels
• Harcèlement

→ Configurez des redirections vers les RH humains.

3. Mesurez et améliorez

• Analysez les questions sans réponse
• Identifiez les docs manquants
• Recueillez le feedback employés

4. Communiquez sur l'outil

• Lancez officiellement l'assistant
• Formez les managers à le recommander
• Montrez les gains de temps

Cas d'usage avancés

Période de paie

En période de questions sur les fiches de paie :

"Où voir ma fiche de paie de décembre ?"
"C'est quoi la ligne 'IJSS' sur ma fiche ?"
"Comment est calculé mon 13ème mois ?"

Période de congés

Pendant les pics (été, Noël) :

"Je peux reporter mes congés non pris ?"
"Comment modifier mes dates déjà posées ?"
"Quelle est la priorité pour les vacances scolaires ?"

Entretiens annuels

Support manager et employé :

"Comment préparer mon entretien annuel ?"
"Quels sont les critères d'évaluation ?"
"Comment fixer des objectifs SMART ?"

Confidentialité et RGPD

Données traitées

• Documents RH généraux (pas de données personnelles)
• Pas d'accès aux dossiers individuels
• Pas de stockage des conversations sensibles

Conformité

• Hébergement France/UE
• Chiffrement de bout en bout
• Suppression des données sur demande
• Pas d'utilisation pour entraîner des modèles

Conclusion

Un chatbot RAG pour les RH transforme l'expérience employé tout en libérant l'équipe RH des tâches répétitives. Les questions trouvent réponse instantanément, l'onboarding s'accélère, et la documentation est enfin valorisée.

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Guides connexes

• RAG + Google Drive - Connecter vos documents
• Introduction au RAG - Comprendre les fondamentaux
• RAG as a Service - Vue d'ensemble

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