TL;DR

Connectez Google Drive à un chatbot RAG pour permettre à vos équipes d'interroger vos documents en langage naturel. Plus besoin de chercher dans des dossiers : posez une question, obtenez une réponse sourcée. Idéal pour les bases de connaissances internes, la documentation RH, et les procédures d'entreprise.

Pourquoi connecter Google Drive au RAG ?

Le problème de la documentation d'entreprise

Chaque entreprise accumule des documents : • Procédures internes • Politiques RH • Documentation technique • Comptes-rendus de réunion • Guides et tutoriels

Le résultat ? L'information existe, mais personne ne la trouve.

La solution RAG

Un chatbot connecté à Google Drive permet de : Poser des questions en français : "Quelle est la procédure de remboursement de frais ?" Obtenir une réponse précise : Extraite directement de vos documents Voir la source : Lien vers le document original Gagner du temps : Plus de recherche manuelle dans les dossiers

Comment ça fonctionne

Architecture

`` ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ Google Drive │ ├─────────────────────────────────────────────┤ │ Docs │ Sheets │ PDFs │ Slides │ └────┬───┴────┬─────┴───┬────┴───────┬───────┘ │ │ │ │ ▼ ▼ ▼ ▼ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ Synchronisation Ailog │ │ (Lecture seule, OAuth sécurisé) │ └──────────────────────┬──────────────────────┘ │ ▼ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ Base de connaissances RAG │ ├─────────────────────────────────────────────┤ │ Extraction │ Chunking │ Embeddings │ └──────────────────────┬──────────────────────┘ │ ▼ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ Chatbot interne équipe │ └─────────────────────────────────────────────┘ `

Formats supportés

| Format | Support | Notes | |--------|---------|-------| | Google Docs | ✅ Natif | Texte, tableaux, images | | Google Sheets | ✅ Natif | Données structurées | | Google Slides | ✅ Natif | Texte des slides | | PDF | ✅ Avec OCR | Y compris scannés | | Word (.docx) | ✅ | Import automatique | | Excel (.xlsx) | ✅ | Tableaux de données | | Texte (.txt, .md) | ✅ | Markdown supporté |

Mise en place

Étape 1 : Préparer votre Drive

Organisez vos documents :

` 📁 Base de connaissances/ ├── 📁 RH/ │ ├── Politique congés.docx │ ├── Procédure notes de frais.pdf │ └── Guide onboarding.docx ├── 📁 Technique/ │ ├── Architecture système.docx │ └── Procédures déploiement.md └── 📁 Commercial/ ├── Argumentaire produit.docx └── FAQ clients.docx `

Conseil : Créez un dossier dédié "Base RAG" pour ne synchroniser que les documents pertinents.

Étape 2 : Connecter à Ailog Créez un workspace sur Ailog Allez dans Sources > Ajouter Google Drive Connectez-vous avec votre compte Google (OAuth sécurisé) Sélectionnez le(s) dossier(s) à synchroniser Lancez l'import initial

Étape 3 : Configurer les permissions

Important : Ailog demande uniquement un accès en lecture : • ✅ Lire les fichiers sélectionnés • ❌ Pas de modification • ❌ Pas d'accès aux autres dossiers • ❌ Pas d'accès à Gmail ou Calendar

Étape 4 : Personnaliser le chatbot

Adaptez le comportement à votre contexte :

` Tu es l'assistant interne de [Entreprise]. Tu réponds aux questions des employés sur les procédures et politiques internes.

Règles : • Cite toujours le document source • Si l'information n'est pas dans les documents, dis-le clairement • Pour les questions sensibles (salaires, licenciements), renvoie vers les RH • Reste factuel, ne donne pas d'interprétation personnelle `

Cas d'usage Base de connaissances RH

Questions typiques : • "Combien de jours de RTT ai-je droit ?" • "Comment déclarer un arrêt maladie ?" • "Quelle est la procédure pour le télétravail ?" • "Où trouver le formulaire de demande de formation ?"

Exemple de réponse :

> "Selon la Politique Congés (mise à jour mars 2025), vous avez droit à 12 jours de RTT par an, à prendre avant le 31 décembre. La demande se fait via l'outil RH avec 2 semaines de préavis minimum." > > 📄 Source : Politique congés.docx Documentation technique

Questions typiques : • "Comment déployer en production ?" • "Quelle est l'architecture du système de paiement ?" • "Où sont les logs du serveur ?" Support commercial

Questions typiques : • "Quels sont nos avantages vs le concurrent X ?" • "Quel est le pricing du plan Enterprise ?" • "Comment répondre à l'objection 'c'est trop cher' ?" Onboarding nouveaux employés

Créez un assistant dédié aux nouveaux arrivants :

` Tu es le buddy virtuel pour les nouveaux employés de [Entreprise]. Aide-les à se familiariser avec l'entreprise, les outils et les procédures. Sois accueillant et encourage-les à poser toutes leurs questions. ``

Synchronisation et mise à jour

Sync automatique • Fréquence : Toutes les 6 heures par défaut • Incrémental : Seuls les fichiers modifiés sont re-traités • Temps de traitement : ~1 min pour 100 pages

Sync manuelle

Déclenchez une synchronisation immédiate après une mise à jour importante : Dashboard Ailog > Votre workspace Sources > Google Drive Bouton "Synchroniser maintenant"

Notifications de changement

Configurez des alertes quand un document clé est modifié pour maintenir la cohérence.

Bonnes pratiques Structurez vos documents

Un document bien structuré = de meilleures réponses : • Utilisez des titres et sous-titres • Créez des sections claires • Évitez les murs de texte • Utilisez des listes à puces Maintenez à jour • Archivez les documents obsolètes (hors du dossier RAG) • Datez les procédures • Assignez des propriétaires de documents Testez régulièrement • Posez des questions de test après chaque mise à jour • Vérifiez que les réponses citent les bons documents • Identifiez les lacunes de documentation Formez les utilisateurs • Expliquez les capacités et limites • Montrez comment reformuler une question • Encouragez les retours sur les réponses incorrectes

Sécurité et confidentialité

Données protégées • Chiffrement : TLS en transit, AES-256 au repos • Isolation : Chaque workspace est isolé • Pas de partage : Vos documents ne servent pas à entraîner des modèles

Contrôle d'accès • OAuth Google : Connexion sécurisée sans partage de mot de passe • Permissions granulaires : Choisissez exactement quels dossiers synchroniser • Révocation : Déconnectez Google Drive à tout moment

Conformité RGPD • Hébergement en France/UE disponible • Suppression des données sur demande • Pas de transfert hors UE

Résultats attendus

Métriques typiques

| Métrique | Avant | Après | |----------|-------|-------| | Temps pour trouver une info | 10-15 min | 30 sec | | Questions aux RH/IT | 50/semaine | 15/semaine | | Satisfaction employés (recherche docs) | 2.5/5 | 4.2/5 | | Temps onboarding | 2 semaines | 1 semaine |

Témoignage

> "Avant, les nouveaux passaient des heures à chercher les bonnes procédures. Maintenant ils posent la question au chatbot et ont la réponse en 10 secondes, avec le lien vers le document officiel." > > — Responsable RH, PME de 150 personnes

Alternatives et compléments

Autres sources de données

Ailog peut aussi connecter : • Notion : Pages et bases de données • Confluence : Documentation technique • SharePoint : Environnements Microsoft • Upload direct : PDFs et documents individuels

Combinaison de sources

Créez une base de connaissances unifiée : • Google Drive (procédures RH) • Notion (documentation produit) • Upload (documents confidentiels)

Conclusion

Connecter Google Drive à un chatbot RAG transforme votre documentation statique en assistant interactif. Vos équipes gagnent du temps, trouvent l'information facilement, et les documents existants sont enfin valorisés.

Prêt à essayer ? Connectez votre Google Drive en 5 minutes →

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Guides connexes • RAG pour les RH et l'onboarding - Cas d'usage RH détaillé • Introduction au RAG - Comprendre les fondamentaux • RAG as a Service - Vue d'ensemble des plateformes

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